SharePointとExcelの違い—使い分けのポイントとは？

MicrosoftのツールであるSharePointとExcelは、どちらもビジネスシーンで頻繁に利用されます。しかし、それぞれの役割や機能は大きく異なります。本記事では、両者の違いや適切な使い分けのポイントについて解説します。

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1. 基本的な役割の違い

	SharePoint	Excel
主な用途	ファイル共有・コラボレーション	表計算・データ分析
データの扱い方	クラウド上で管理、アクセス制御可能	ローカルまたはクラウドで個別管理
リアルタイム編集	可能（複数人で同時編集）	可能（ただしSharePointやOneDriveと連携が必要）
ワークフロー管理	可能（承認フローや通知機能あり）	不可

2. Excelの特徴と強み

Excelは、表計算やデータ分析に特化したツールです。

• データの計算・分析: 数式、関数、ピボットテーブルを活用できる。
• 視覚化: グラフや条件付き書式を用いたデータの視覚化が容易。
• 柔軟性: ローカル環境での利用も可能で、個別にデータを操作しやすい。
• 個人作業向け: 小規模なデータ管理に最適。

3. SharePointの特徴と強み

SharePointは、クラウド上でのドキュメント共有やチームコラボレーションを目的としたツールです。

• ファイル共有: 複数人が同時にファイルを閲覧・編集可能。
• アクセス管理: ユーザーごとに権限を設定できる。
• ワークフロー: 承認フローや通知機能を組み込むことができる。
• 企業内の情報管理: ナレッジ共有やイントラネットとして活用可能。

4. 使い分けのポイント

活用シーン	おすすめのツール
個人でデータ分析・計算をしたい	Excel
チームでファイルを共有・編集したい	SharePoint
リアルタイムで複数人が同時編集したい	SharePoint（＋Excel Online）
承認フローや業務プロセスを管理したい	SharePoint
データの可視化やレポート作成をしたい	Excel

5. ExcelとSharePointを組み合わせる方法

SharePointとExcelは連携して使用することで、さらに便利になります。

• SharePoint上にExcelファイルを保存し、複数人で同時編集。
• Power Automateと連携し、データの自動集計やワークフローの構築。
• Power BIを活用して、SharePointのリストデータを可視化。

まとめ

Excelはデータの処理や分析に向いており、SharePointはファイルの共有やチームのコラボレーションに適しています。それぞれの特性を理解し、適切な場面で使い分けることで、業務の効率化が可能になります。